La page Exports : demander, télécharger et programmer des fichiers
Compte
Pour les clubs : Exports prépare en arrière-plan de gros fichiers, sans limite de lignes, et vous prévient par e-mail quand ils sont prêts. Elle est visible des gestionnaires disposant de l’autorisation Exports.
Demander et télécharger
- Les boutons du haut demandent Clients, Membres, Revenus et Réservations, chacun en CSV ou en PDF. S’il existe déjà une demande identique en file d’attente ou en préparation, le bouton la réutilise au lieu d’en créer une autre.
- Clients, membres et réservations contiennent des données personnelles : avant de les demander, le système vous fait confirmer que vous assumez la responsabilité du fichier. Clients et membres exigent en plus l’autorisation d’exporter les clients.
- Le tableau, du plus récent au plus ancien, montre le fichier, son statut (en file, en préparation, prêt, expiré, échoué ou annulé), qui l’a demandé et jusqu’à quand il est disponible. Un export Prêt se télécharge avec Télécharger pendant 7 jours ; ensuite il est Expiré et il faut le redemander. En cas d’échec, le tableau indique le motif. Jusqu’à 50 sont listés.
Envois programmés
- À côté du bouton d’e-mail de plusieurs rapports (Clients, Abonnements, Réservations, Dettes, Factures, Rapports et plus) se trouve Programmer l’envoi : vous choisissez chaque semaine ou chaque mois, et CSV ou PDF.
- Chaque semaine (la période commence le lundi) ou chaque mois, la période précédente complète arrive par e-mail, à l’heure de votre club. Pour les clients, les membres, les revenus et les réservations, chaque envoi ne contient que ce qui a changé ou commencé depuis le précédent.
- Mes envois programmés ne liste que les vôtres, avec le dernier envoi et Retirer. Reprogrammer le même rapport avec la même fréquence et le même format ne crée pas de doublon.
Historique des imports
- Quand il y a des imports en arrière-plan, ils apparaissent sous Imports avec leur résultat. Un import en file s’annule avec Annuler l’import ; un import en cours s’arrête avec Arrêter l’importation à la fin de la ligne en cours, et les lignes déjà appliquées sont conservées.
- Si un import terminé comportait des lignes en erreur, Télécharger le rapport d’erreurs télécharge un CSV avec ces lignes.